CMS (Content Management System): Fungsi, Jenis dan Fitur

Faktanya, Content Management System atau CMS sama pentingnya dengan marketing, developer, dan aspek-aspek lain dalam bisnis online. Banyak yang tidak mengetahui bahwa CMS memiliki manfaat yang signifikan jika dikelola dengan baik.

Pengertian CMS

CMS merupakan sebuah aplikasi yang memudahkan pengelolaan konten web. Setelah menginstal, Anda hanya perlu memasukkan data-data yang telah dipersiapkan misalnya artikel, foto, detail produk, dan sebagainya.

Komponen Inti CMS

• CMA (Content Management Application)

“Pabrik” di mana semua konten dibuat hingga siap tampil di web. Tanpa Anda ketahui, CMA terdiri dari jaringan rumit CSS, Javascript, HTML, PHP, dan aspek teknis lain, di mana orang awam akan kesulitan membuatnya dari awal.

• CDA (Content Delivery Application)

Penyedia back-end yang mendukung pengelolaan serta pengiriman konten setelah melalui proses di CMA hingga akhirnya bisa dilihat oleh pengguna. CDA bekerja menghimpun informasi konten, menampilkan konten, dan melakukan pembaruan jika ada perubahan (dikurangi/ditambah).

Beberapa Fitur CMS

• Analisis
• Commerce
• Integrasi
• Manajemen konten dan format
• Pembuatan indeks
• Personalisasi
• Presentasi
• Publikasi
• Revisi
• Tata kelola

Fungsi CMS

Sebagai contoh, tanpa CMS hal sederhana seperti mengunggah konten ke blog bisa menyusahkan. Alasannya adalah Anda perlu membuat sistem dasarnya mulai dari HTML hingga mengunggah konten secara manual.

1. Mengelola dan mengembangkan konten. Di sini Anda bisa fokus pada isi konten karena struktur, layout, dan hal-hal teknis lain sudah disediakan secara default.
2. Mempertahankan kualitas tampilan dan desain web. Sistem secara otomatis bekerja supaya pengunjung dapat menikmati tampilan yang optimal, menarik, dan menyenangkan.
3. Menyediakan akses mudah bagi banyak orang (berbasis cloud dan komputer). Ini termasuk administator yang mengatur konten web, editor, dan pengguna web. CMS bisa diakses dari mana saja asal ada perangkat dan internet. Alhasil, konten bisa diperbaiki atau diperbarui secara real time tanpa harus menunggu persetujuan developer.

Jenis-Jenis CMS

Secara umum, platform CMS bisa dibagi menjadi 2 berdasarkan tujuan penggunaan yaitu sebagai portal web atau e-commerce. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan saat memilih CMS adalah:

• kemudahan penggunaan,
• biaya,
• data portability,
• ekstensi dan add-ons,
• opsi bantuan dan dukungan, serta
• opsi desain.

Berikut ini adalah berbagai pilihan platform CMS yang populer saat ini.

WordPress

Pada awalnya, WordPress fokus sebagai software untuk blogging dengan fitur editorialnya. Perangkat lunak ini memiliki sifat open source sehingga bisa digunakan oleh siapa saja. WordPress (wordpress.org) telah merajai sekitar 43% persen web di internet (Editorial Staff, 2022) dan menguasai 62,3% pasar CMS secara global (Qureshi, 2022).

Kelebihan (+)

1. Adanya sejumlah komunitas WordPress yang bisa membantu Anda saat menemui kesulitan.
2. Boleh melakukan monetisasi, misalnya dengan memasang iklan Google Adsense.
3. Dengan format XML, Anda bisa memindahkan konten ke sistem yang berbeda di masa depan jika diinginkan.
4. Menawarkan fleksibilitas dan extensibility dalam membangun berbagai jenis web, jadi ideal bagi pemula dan developer.
5. Menyediakan ribuan tema dan plugin gratis, baik gratis, berbayar, atau dari pihak ketiga.
6. Personalisasi yang hampir tanpa batas dimana Anda bisa menambahkan galeri foto, video, contact form, dsb.
7. SEO friendly.

Kekurangan (-)

1. Banyaknya pilihan tema & plugin bisa membuat bingung di awal.
2. Harus membayar untuk nama domain dan akun hosting.
3. Keamanan, back-up, dan hal lain harus dikelola sendiri atau menjadi tanggung jawab pribadi pemilik web.

Joomla

Joomla dirilis pada tahun 2005 dan berhasil mendapat beberapa penghargaan seperti Best Open Source PHP CMS (2014) dan Best Free CMS (2015 hingga 2018). Seperti WordPress, Joomla juga merupakan platform open source.

Kelebihan (+)

1. Ada komunitas pendukung.
2. Bisa kustomisasi templat berbeda di tiap halaman.
3. Dukungan multibahasa.
4. Fleksibel dan banyak opsi templat dan ekstensi.
5. Gzip compression. Ini adalah fitur unik Joomla yang dapat memperkecil ukuran file web secara otomatis sehingga meningkatkan kecepatan loading.
6. SEO friendly.
7. Tersedia ekstensi untuk menjalankan toko online.
8. User friendly.

Kekurangan (-)

1. Lebih cocok untuk developer dan pembuat web ahli daripada pemula karena cukup kompleks.
2. Masalah kompatibiltas bisa muncul terkait dengan banyaknya ekstensi.
3. Membutuhkan domain dan hosting sendiri.

Drupal

Platform ini memungkinkan Anda untuk melakukan kustomisasi web yang memiliki banyak data di dalamnya. Jika Anda menginginkan tingkat keamanan yang tinggi sehingga sulit diretas, Drupal adalah pilihan yang tepat. Beberapa web universitas juga diketahui memakai Drupal.

Kelebihan (+)

1. Ada banyak modul yang bisa ditambahkan ke web.
2. Mempermudah interaksi dengan jaringan sosial dengan user management dan sistem built-in. Anda dapat membuat peran baru sekaligus menentukan izinnya.
3. Sangat sesuai untuk web dengan banyak halaman dan data.
4. Tersedia opsi dukungan komunitas.

Kekurangan (-)

1. Diperlukan biaya yang cukup mahal untuk customized theme yang biasanya diciptakan oleh developer individu.
2. Sulit mengubah tampilan web.
3. Untuk tujuan e-commerce, pembayaran hanya bisa dilakukan melalui Authorize.net atau PayPal.

Baca juga : 9 Pilihan WordPress Page Builder untuk Berbagai Kalangan

Magento

Magento adalah salat satu produk keluaran Adobe, perusahaan perangkat lunak terbesar dunia. Adanya tools promosi dan pemasaran, membuat platform ini mampu memenuhi kebutuhan bisnis secara profesional.

Kelebihan (+)

1. Menyediakan berbagai bentuk pembayaran.
2. Mudah menemukan dan memilih produk berdasarkan pengaturan kategori.
3. Untuk fungsi tambahan, tersedia banyak ekstensi pihak ketiga.

Kekurangan (-)

1. Biaya yang harus dikeluarkan mahal termasuk untuk mempekerjakan developer. Rata-rata biaya yang perlu dikeluarkan setahun sekitar 300 juta rupiah.
2. Diperlukan layanan hosting yang handal supaya Magento bisa bekerja secara optimal.
3. Untuk pemula, penggunaan platform ini mungkin terlalu berlebihan.

Wix

Dibandingkan WordPress, Wix memang sedikit kalah pamor. Namun, platform ini cukup cocok untuk para pemula dan menawarkan free plan. Jadi, tidak ada salahnya untuk mempertimbangkan Wix sebagai CMS pilihan.

Kelebihan (+)

1. Sebagai pengganti plugin, beberapa aplikasi bisa ditambahkan dari Wix App Market.
2. Semua situs mobile akan dioptimasi secara otomatis.
3. Sudah tersedia pre-made template.
4. Update keamanan terinstal secara otomatis.

Kekurangan (-)

1. Saat menggunakan free plan, kentungan dari iklan akan masuk ke Wix, dan bukan ke dompet Anda sendiri.
2. Sekali menentukan templat, maka tidak bisa diganti lagi.
3. Tidak dibuat khusus untuk tujuan e-commerce.
4. Cukup sulit untuk mengunduh dan mengekspor data.

HubSpot CMS Hub

Platform ini menggabungkan CMS dan CRM yang menciptakan sistem manajemen web all-in-one.

Kelebihan (+)

1. Fitur built-in security-nya akan memastikan web aman dari peretas, serangan DDoS, dsb.
2. Menawarkan integrasi yang lancar dengan email marketing tools dan sales CRM dalam mengelola bisnis.
3. Pemakaian mudah meski tanpa skill teknis dan merupakan platform yang akan membuat para developer sibuk dengan segala macam fungsi, alat, dan fiturnya.
4. Terdapat fitur yang mampu menargetkan pengunjung tertentu atau segmen yang lebih besar ke web Anda.

Kekurangan (-)

1. Tidak ada versi gratis walaupun ada versi trial gratis dan untuk akses penuh harganya lumayan mahal.
2. Di luar integrasinya yang mudah dengan WordPress dan WooCommerce, platform ini tidak terlalu sesuai dengan web e-commerce lainnya.

Pro dan Kontra CMS

Walaupun CMS banyak direkomendasikan untuk para pemilik web dan pebisnis online, bukan berarti CMS adalah perangkat lunak yang sempurna.

Pro

1. Pemula tanpa skill pemrograman bisa menjalankan CMS tanpa banyak kesulitan.
2. Mengurangi biaya administrasi dan developer.
3. Menghemat waktu dengan adanya built-in page builder.
4. Ramah SEO karena praktiknya tidak serumit HTML.
5. Layanan pelanggan akan membantu menyelesaikan isu yang dihadapi terkait CMS.

Kontra

1. Ada kemungkinan besar tampilan web Anda akan sama dengan web lain.
2. Kecepatan web bisa berkurang (tergantung CMS yang digunakan).
3. Kompatibilitas web bisa terpengaruh akibat penggunaan plugin yang berlebihan.
4. Perangkat lunak ini perlu selalu di-update terutama untuk keamanan web. Beberapa bahkan membutuhkan bantuan teknisi ahli atau developer yang tentunya akan menghabiskan biaya yang tidak sedikit.

Apabila anda membutuhkan bantuan dalam proses pembuatan website menggunakan salah satu CMS diatas maka anda dapat menghubungi tim Digiten. Kami melayani jasa pembuatan website untuk segala kebutuhan website anda.