Admin collection adalah pegawai yang bertugas mengurus masalah penagihan. Ini berbeda dengan debt collector yang mendatangi orang secara langsung untuk menagih pembayaran.
Profesi admin collection sering dibutuhkan dalam perusahaan yang umumnya bergerak di bidang keuangan misalnya bank dan perusahaan perkreditan. Nama lain dari profesi ini adalah desk collection.
Untuk lebih memahami apa itu admin collection, silakan membaca rangkuman berikut.
Secara khusus, tugas admin collection fokus pada hal-hal yang berkaitan dengan piutang. Namun, admin collection juga memilki tanggung jawab lain.
Tugas ini umumnya dilakukan menggunakan sistem komputer untuk mempermudah pengecekan dan mempersingkat waktu. Selama pemeriksaan, admin collection akan melihat siapa yang telat membayar dan berapa jumlah yang perlu dibayar.
Data yang masuk harus dicatat, diolah, dan diatur agar mudah dicari. Pembaruan data juga perlu dilakukan. Misalnya jika seorang pelanggan sudah membayar tagihan, data baru ditambahkan sehingga tidak terjadi kesalahan perhitungan di kemudian hari.
Pelanggan/klien biasanya dihubungi melalui telepon, SMS, atau metode serupa untuk menagih piutang yang tertunggak. Setiap perusahaan umumnya sudah menyediakan rambu-rambu yang harus diikuti saat menagih piutang. Admin collection wajib melakukan follow-up dengan mengingatkan pelanggan tentang waktu jatuh tempo yang semakin dekat.
Ketika pelanggan/klien masih belum membayar melewati waktu yang sudah ditentukan, admin collection akan membuat tagihan dan somasi. Lalu, field collector akan meneruskannya secara langsung ke pelanggan yang bersangkutan.
Laporan ini berisi data dan tindakan apa saja yang telah dilakukan ketika menagih ke pelanggan. Laporan yang up-to date ini akan diserahkan ke kepala admin collection lalu dipakai sebagai bahan evaluasi.
Admin collection adalah profesi yang menuntut skill tertentu supaya pekerjaan bisa dilakukan dan diselesaikan dengan baik. Jika anda tertarik menjadi admin collection, berikut ini adalah beberapa skill yang harus dimiliki.
Admin collection pada dasarnya berkutat dengan angka dan banyak data. Sebagai contoh, sebelum melakukan penagihan, semua data pelanggan harus diperiksa dengan cermat. Kesalahan dalam penyampaian data bisa menyinggung pelanggan dan merusak citra perusahaan.
Secara teknis, ada beberapa cara jitu supaya pelanggan bisa segera melunasi piutang. Dana dari piutang itu penting karena perlu dipakai untuk keperluan lain di perusahaan. Apapun situasi yang dihadapi, jangan sampai Anda lengah dan membiarkan pelanggan telat atau bahkan tidak membayar piutang.
Baca juga : Admin Penjualan: Pengertian dan Tujuannya dalam Bisnis
Kemampuan bernegosiasi juga berhubungan erat dengan komunikasi. Komunikasi yang dimaksud di sini terutama diperlukan saat berhubungan dengan pelanggan. Pertama-tama, sapa pelanggan dengan ramah sambil menanyakan kabar. Hal ini dilanjutkan dengan mengonfirmasi apakah mereka sudah menerima pemberitahuan berikut jumlah piutang yang harus dilunasi. Ketegasan memang perlu, tetapi jangan sampai bertindak tidak sopan.
Menguasai komputer dan software pendukung setidaknya Microsoft Office akan menjadi pertimbangan perusahaan dalam merekrut admin collection. Admin collection adalah pekerjaan kantoran yang sering dihabiskan di depan komputer. Oleh karena itu, tugas Anda akan sangat terbantu jika menguasai komputer dan sistem lain yang mampu mengolah banyak data.
Selain memiliki skill yang telah disebutkan sebelumnya, ada syarat lain yang dicari pada seorang admin collection.
