Admin sales adalah pihak yang menangani administrasi penjualan. Jika seorang sales tampil di garis depan, admin sales adalah orang yang bekerja di balik layar. Namun, keduanya memiliki tujuan yang sama yaitu menghasilkan keuntungan yang besar.
Nyatanya, profesi admin sales banyak dibutuhkan di berbagai bisnis karena perannya yang krusial dalam hal komunikasi. Jadi, mengapa admin sales itu penting dibandingkan profesi yang mirip seperti admin marketing dan sejenisnya?
Berikut ini telah kami rangkum beberapa informasi mengenai seluk beluk admin sales untuk Anda pelajari.
Tugas dan tanggung jawab admin sales cukup beragam karena juga mencakup penjualan dan pemasaran.
Pertama-tama, admin sales akan menerima pesanan dari pelanggan dari berbagai media misalnya email, telepon, dan situs web. Lalu, admin sales memeriksa kelengkapan informasi yang diberikan pelanggan termasuk harga, jumlah, alamat dsb.
Setelah pesanan dimasukkan ke dalam sistem, admin sales menghubungi pihak-pihak terkait untuk memproses barang yang akan dikirim ke pelanggan. Pihak yang dimaksud biasanya adalah admin gudang/tim produksi dan tim keuangan.
Saat menerima pesanan, terkadang admin sales harus menjawab pertanyaan dari chat atau telepon. Data pelanggan yang telah diterima harus disimpan kalau sewaktu-waktu pelanggan perlu mengubah/memperbarui informasi. Tindakan ini memastikan bahwa pelanggan mendapat pelayanan terbaik.
Admin sales bertugas membuat laporan penjualan yang terdiri dari laporan harian, mingguan, bulanan hingga tahunan. Laporan yang sudah selesai dibuat akan menjadi referensi bagi perusuhaan karena berisi informasi mengenai tingkat penjualan. Dari sini bisa diketahui kemajuan dan kemunduran yang dialami perusahaan.
Admin sales biasanya membantu menjaga harga jual. Harga yang ditawarkan tidak boleh menyalahi aturan dan ketentuan perusahaan. Umumnya, admin sales wajib memenuhi target penjualan yang sudah ditetapkan.
Jika perlu, mereka bisa mengubah harga produk, menentukan satuan produk yang dijual, dan mengatur diskon pembelian. Admin sales juga akan berkoordinasi dengan tim lain misalnya dari bagian marketing.
Untuk bisa memenuhi tanggung jawab dan tugas sebagai admin sales, ada sejumlah keahlian yang harus Anda miliki.
Walaupun Anda bukan khusus dari bagian customer service, tetapi skill ini juga diperlukan oleh admin sales. Tujuannya adalah untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Di tengah-tengah proses pemesanan dan penjualan, pelanggan mengharapkan Anda untuk menjawab pertanyaan dan menyelesaikan masalah yang mungkin timbul. Jika pelayanannya baik, pelanggan akan merasa senang dan puas sehingga mereka kemungkinan besar akan tertarik untuk membeli produk dari brand Anda.
Pencatatan adalah salah satu hal yang penting dalam penjualan. Biasanya admin sales diwajibkan untuk mampu mengoperasikan sejumlah software misalnya Ms. Excel dan MySQL. Admin sales juga dituntut untuk bisa mengetik dengan cepat dan teliti ketika memasukkan dan memeriksa data.
Kemajuan teknologi sejatinya dibuat untuk mempermudah pekerjaan manusia. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk mempelajari dan menguasai teknologi yang ada.
Di samping berkomunikasi dengan pelanggan, admin sales juga harus berhubungan dengan pihak-pihak lain di perusahaan. Sebagai contoh, admin sales harus menyampaikan pesanan ke admin gudang dengan lengkap dan jelas mengenai spesifikasi produk yang akan dikirim (warna, ukuran, bentuk, dll.).
Komunikasi tidak hanya disampaikan secara lisan, tetapi juga tertulis. Dengan demikian, admin sales harus memiliki kemampuan tata bahasa yang baik dan juga jeli terutama saat membuat laporan.
Kemampuan multitasking sangat diperlukan karena kalau tidak Anda bisa kewalahan. Sering kali ada beberapa tugas berbeda yang harus diselesaikan dalam satu hari. Manajemen waktu dan kerja sama adalah dua poin penting yang perlu dikuasai. Selain itu, Anda perlu beradaptasi dengan cepat terhadap perubahan, gesit, dan teliti.
Misalnya, Anda harus bisa memilah pekerjaan mana yang harus lebih dulu diselesaikan. Kalau kira-kira tidak memungkinkan, Anda perlu meminta bantuan rekan kerja supaya pekerjaan lebih cepat selesai dan tidak terbengkalai.
Baca juga : Admin Logistik: Pengertian dan Tanggung Jawabnya
Ukuran, nilai, dan tujuan perusahaan akan menciptakan lingkungan kerja yang berbeda. Sebagian besar perusahaan menwwarkan posisi admin sales full time dimana Anda wajib masuk pada jam kerja yang telah ditentukan.
Dalam beberapa kasus, Anda mungkin perlu bekerja lembur di malam hari atau weekend. Ingat bahwa admin sales adalah pekerjaan yang penuh dengan rutinitas yang sama. Anda harus masuk kantor dan bekerja di depan komputer dalam waktu yang lama.
Peluang jenjang karier admin sales cukup besar karena permintaan yang tinggi. Makin banyak pengalaman kerja Anda, makin besar kesempatan untuk naik ke jenjang karier yang lebih tinggi. Berawal dari team leader, Anda bisa lanjut menjadi personal asisstant, lalu ke office manager yang merupakan posisi teratas.
Di indonesia, rata-rata gaji admin sales sendiri adalah Rp3.500.000/bulan. Akan tetapi, perusahaan, lokasi, dan posisi perusahaan ikut memengaruhi jumlah gaji yang akan diterima.
Contoh:
Baca juga : Admin Penjualan: Pengertian dan Tujuannya dalam Bisnis
Secara umum, lulusan SMA atau SMK masih memiliki kesempatan untuk menjadi admin sales. Jika Anda berminat untuk menggeluti profesi admin sales, ada beberapa langkah yang bisa Anda ikuti.
Pada proses ini Anda perlu menganalisis lowongan kerja yang tersedia. Dengan begitu Anda akan mendapatkan gambaran mengenai tugas, fasilitas, dan reward yang akan didapatkan seorang admin sales. Anda juga bisa lebih fokus pada kriteria atau skill yang sangat diperlukan bagi admin sales sebelum melamar pekerjaan.
Pengalaman diperlukan terutama jika Anda ingin bekerja di perusahaan besar. Carilah peluang untuk magang di kantor atau sejenisnya. Anda bisa mempratikkan apa yang sudah dipelajari sambil menambah wawasan dan memperluas jaringan.
Meski tidak semua perusahaan mengharuskan gelar sarjana, ada baiknya untuk menempuh pendidikan secara formal di bidang sales. Setidaknya Anda bisa mengikuti kursus supaya bisa mendapatkan sertifikat yang bisa ditambahkan pada CV Anda.
Ada perusahaan yang sengaja memakai software khusus untuk memeriksa CV yang masuk. Untuk meningkatkan peluang lolos seleksi di awal, penulisan CV harus dilakukan dengan hati-hati. Minta bantuan orang lain untuk mengoreksi CV Anda jika perlu.
Setelah persiapan yang matang, kini saatnya melamar pekerjaan admin sales. Ikuti petunjuk untuk melamar kerja dengan benar sesuai dengan syarat yang dicantumkan oleh perusahaan tersebut.
Gunakan akal sehat dan jangan langsung melamar kerja dengan posisi tinggi apalagi kalau pengalaman Anda masih sedikit. Perusahaan tidak akan membuang-buang waktu untuk memeriksa para kandidat pegawai yang bahkan tidak bisa menjalankan instruksi dengan benar.
